Zgodnie z § 20 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno – rentowe i zasady wypłaty tych świadczeń (Dz.U. Nr 10, poz. 49 ze zm.) pozostającym w mocy na podstawie art. 194 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2004 r. Nr 39, poz. 353 ze zm.), środkiem dowodowym stwierdzającym wysokość zarobku lub dochodu stanowiącego podstawę wymiaru emerytury lub renty są dla pracowników zaświadczenia zakładu pracy wystawione w oparciu o dokumentację płacową albo legitymacje ubezpieczeniowe zawierające wpisy dotyczące okresów zatrudnienia i wysokości zarobków.
Ubezpieczeni niejednokrotnie mają problemy z przedstawieniem wymaganych dowodów, gdyż po pierwsze obowiązek dokonywania wpisów o zarobkach w legitymacjach ubezpieczeniowych został wprowadzony dopiero rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 16 maja 1991 r. w sprawie wzorów i trybu wystawiania legitymacji ubezpieczeniowych (Dz. U. Nr 51, poz. 223), a po drugie poprzednio obowiązujące przepisy z zakresu archiwizacji przewidywały krótszy okres przechowywania dokumentacji płacowej. Przepisy te bowiem zobowiązywały zakłady pracy do przechowywania dokumentacji płacowej przez 12 lat. Po tym okresie dokumenty, zgodnie z przepisami, mogły być zniszczone. Dopiero od 1990 r. stopniowo wydłużano okres, w oparciu o który można było ustalić podstawę wymiaru emerytur i rent, wtedy też zaistniała potrzeba zmiany przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji płacowej. Takich zmian dokonano rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości i ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Obecnie czas przechowywania dokumentacji wynosi 50 lat.
Wobec trudności z wystawieniem zaświadczeń na podstawie akt płacowych wprowadzono możliwość wydawania  zaświadczeń na podstawie akt osobowych pracownika, w oparciu o dane zawarte np. w umowie o pracę, pismach o powołaniu, mianowaniu oraz w innych pismach, określających wynagrodzenie danej osoby. W takiej sytuacji, uwzględnia się jednak tylko te składniki wynagrodzenia, które przysługiwały bezwarunkowo w czasie trwania zatrudnienia jako stałe składniki w określonej wysokości – np. wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki określone kwotowo itp. Inne składniki wynagrodzenia – premie, nagrody, czy dodatki mogą być uwzględnione tylko wówczas, jeżeli zachowana dokumentacja wskazuje niewątpliwie na ich faktyczną wypłatę w określonej wysokości.
Gdy nie ma innej możliwości udowodnienia wysokości swoich zarobków, zainteresowani mogą odwoływać się od decyzji organu rentowego wydanej w przedmiocie ustalenia czy przeliczenia emerytury, do Sądu Pracy i Ubezpieczeń Społecznych. W postępowaniu sądowym nie obowiązują ograniczenia określone w § 20 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983 r. co do środków dowodowych stwierdzających wysokość zarobków.
Problem braku możliwości udowodnienia wysokości osiąganych zarobków został podjęty przez Rzecznika Praw Obywatelskich, który zwrócił się w tej sprawie do Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z propozycją zmiany odpowiednich przepisów ustawy o emeryturach i rentach z FUS, polegającej na wprowadzeniu najniższego wynagrodzenia jako zastępczej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne za takie lata okresu 20 lat zatrudnienia w pełnym wymiarze czasu pracy, za które zainteresowany nie jest w stanie przedłożyć dokumentów potwierdzających wysokość wynagrodzenia (wystąpienie z dnia 13 marca 2003 r. znak RPO-410440-III/02/LN). W odpowiedzi udzielonej pismem z dnia 14 kwietnia 2003 r. Pan Minister wskazał, że z uwagi na kondycję finansową państwa, jak i funduszu ubezpieczeń społecznych, rozważanie nowelizacji ustawy emerytalnej w kierunku proponowanym przez Rzecznika nie jest możliwe.
Rzecznik przystąpił także do postępowania przed Trybunałem Konstytucyjnym w sprawie skargi konstytucyjnej dotyczącej uznania, że art. 15 ust 4 pkt 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych w zakresie, w jakim nie przewiduje proporcjonalnego zmniejszenia rocznej kwoty przeciętnego wynagrodzenia z tytułu pozostawania w ubezpieczeniu w okresie krótszym niż rok, jest niezgodny art. 67 ust 1 w związku z art. 2 i art. 32 Konstytucji. Trybunał Konstytucyjny w wyroku z dnia 11 grudnia 2006 r. nie podzielił zdania Rzecznika i uznał, że art. 15 ust. 4 pkt 2 w związku z art. 174 ust. 3 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych jest zgodny z art. 67 ust. 1 w związku z art. 2 i art. 32 ust. 1 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej (OTK ZU Nr 11/A/2006, poz. 170).
Rzecznik Praw Obywatelskich przystąpił również do postępowania w sprawie skargi konstytucyjnej, której przedmiotem jest zbadanie, czy art. 15 ust 1 w związku z ust 6 oraz art. 16 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych jest niezgodny z art. 67 ust 1 w związku z art. 2 Konstytucji. W ocenie Rzecznika Praw Obywatelskich kwestionowana regulacja prowadzi do zachwiania proporcjonalności wkładu ubezpieczonego do wysokości emerytury dla znaczącej części ubezpieczonych. Postępowanie przed Trybunałem Konstytucyjnym w sprawie tej skargi konstytucyjnej jest w toku.

pełna lista FAQ - najczęściej zadawanych pytań